Polityka prywatności

1. Administrator danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Menii Sp. z o.o., ul. Lutomierska 50, 95‑200 Pabianice ([DO UZUPEŁNIENIA: KRS, NIP]). W sprawach ochrony danych napisz na rodo@menii.pl lub listownie na adres siedziby z dopiskiem „Ochrona danych osobowych”. [DO UZUPEŁNIENIA: czy Menii wyznaczyła inspektora ochrony danych (IOD) – jeśli tak, jego dane kontaktowe.]

2. Skąd mamy Twoje dane

Z formularza kontaktowego na stronie (imię i nazwisko, e-mail, a opcjonalnie telefon, firma, NIP, kraj, interesująca Cię marka i treść wiadomości; do zgłoszenia dołączamy też adres podstrony, z której je wysłano, i parametry kampanii UTM z adresu strony), z korespondencji e-mail i telefonicznej oraz z kontaktów handlowych (oferty, zamówienia, reklamacje, audyty, rekrutacja, wysyłki). Podczas korzystania ze strony zapisujemy też informacje w Twojej przeglądarce – opisujemy to w polityce cookies.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Cel	Podstawa (RODO)
Odpowiedź na zapytanie z formularza kontaktowego lub e-mail	art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes (obsługa zapytań); gdy zapytanie dotyczy oferty – art. 6 ust. 1 lit. b (działania przed zawarciem umowy)
Przygotowanie oferty i zawarcie / wykonanie umowy, obsługa zamówień i reklamacji	art. 6 ust. 1 lit. b
Obowiązki podatkowe i rachunkowe	art. 6 ust. 1 lit. c
Statystyki odwiedzin strony (Google Analytics 4) – tylko po Twojej zgodzie w banerze cookies	art. 6 ust. 1 lit. a oraz art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej
Rejestr zgód cookies – wykazanie, że zgoda została udzielona lub odmówiona	art. 6 ust. 1 lit. c w związku z art. 7 ust. 1 RODO
Bezpieczeństwo strony (ochrona przed botami i atakami), dochodzenie i obrona roszczeń, archiwizacja	art. 6 ust. 1 lit. f

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale bez imienia, adresu e-mail i treści wiadomości nie odpowiemy na zapytanie.

4. Odbiorcy danych

• Hosting i serwery strony – [DO UZUPEŁNIENIA: dostawca hostingu (xCloud / operator serwera) i lokalizacja serwerów], na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
• Poczta e-mail – [DO UZUPEŁNIENIA: nazwa dostawcy poczty Menii]; wiadomości z formularza trafiają wyłącznie do skrzynki Menii.
• monday.com Ltd. – system CRM, w którym zapisujemy zapytania z formularza (lead z danymi z formularza) i prowadzimy dalszy kontakt handlowy, na podstawie umowy powierzenia. [DO UZUPEŁNIENIA: region przechowywania danych konta monday (UE / USA).]
• Cloudflare, Inc. (Cloudflare Turnstile) – gdy formularz jest chroniony weryfikacją przed botami: sprawdzenie, czy formularz wysyła człowiek (przetwarzane są dane techniczne przeglądarki i adres IP, wyłącznie w tym celu).
• Google Ireland Ltd. (Google Analytics 4) – tylko po Twojej zgodzie na pliki analityczne.
• Firmy kurierskie, banki, doradcy prawni i podatkowi, firmy archiwizacyjne, windykacyjne i ubezpieczeniowe – wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów. Organy publiczne – gdy wymaga tego prawo.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Co do zasady przetwarzamy dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Google, Cloudflare i monday.com mogą przetwarzać dane także poza EOG (USA, Izrael) – w oparciu o decyzję Komisji Europejskiej w sprawie ram ochrony danych UE–USA (EU-US Data Privacy Framework), w których uczestniczą Google i Cloudflare, decyzji Komisji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony w Izraelu (monday.com Ltd.) oraz standardowe klauzule umowne. [DO UZUPEŁNIENIA: potwierdzenie dla pozostałych dostawców.]

6. Jak długo przechowujemy dane

• Zapytania z formularza (skrzynka e-mail i CRM monday.com): do zakończenia korespondencji lub współpracy, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń.
• Kopia zapasowa zgłoszenia na serwerze strony (zabezpieczenie na wypadek awarii poczty lub CRM): 90 dni, potem automatycznie usuwana.
• Dane umowne i księgowe: przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi.
• Statystyki Google Analytics: 14 miesięcy (najkrótszy okres dostępny w usłudze).
• Rejestr zgód cookies: przez okres ważności zgody (12 miesięcy) i kolejne 3 lata – potem wpisy są automatycznie usuwane.
• Dane związane z bezpieczeństwem i zapobieganiem nadużyciom: do 10 lat od zakończenia umowy.

7. Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia, sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie oraz do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania). Zgodę na pliki cookies zmienisz w „Ustawieniach cookies” w stopce strony. Odpowiadamy w ciągu miesiąca (w złożonych sprawach – do 3 miesięcy). Przysługuje Ci skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00‑193 Warszawa, uodo.gov.pl).

8. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy użytkowników strony. Google Analytics działa u nas bez Google Signals i bez personalizacji reklam.

9. Pliki cookies i rejestr zgód

Szczegóły – lista plików, cele i okresy przechowywania – znajdziesz w polityce cookies. Gdy wybierasz opcję w banerze cookies, zapisujemy w rejestrze zgód: losowy identyfikator zgody (niepowiązany z Twoją tożsamością), wersję zgody, wybrane kategorie, rodzaj decyzji, język i adres podstrony oraz datę. Nie zapisujemy adresu IP ani innych danych, które pozwalałyby Cię zidentyfikować. Identyfikator zgody widzisz w „Ustawieniach cookies” – podaj go, jeśli chcesz, żebyśmy odszukali lub usunęli Twój wpis.

10. Bezpieczeństwo

Strona działa wyłącznie przez szyfrowane połączenie HTTPS. Formularz jest chroniony przed spamem ukrytym polem i limitem zgłoszeń, a gdy jest włączona – weryfikacją Cloudflare Turnstile (bez śledzenia między stronami). Dane z formularza trafiają do skrzynki e-mail Menii i do CRM monday.com; na serwerze strony zostaje tylko kopia zapasowa przez 90 dni (plik dostępny wyłącznie dla konta serwera). Adres IP służy wyłącznie ochronie formularza przed nadużyciami (limit zgłoszeń, weryfikacja Turnstile) i nie jest zapisywany w zgłoszeniu.

11. Zmiany polityki

Aktualna wersja obowiązuje od [DO UZUPEŁNIENIA: data]. O istotnych zmianach poinformujemy na tej stronie, a gdy zmiana dotyczy plików cookies – ponownie zapytamy o zgodę.